Организация мероприятия. Классический алгоритм для организации.

Организация мероприятий – это не про банкет, хотя и банкет тоже туда входит. Я не знаю, как мне еще написать, сказать и объяснить, что эта тема касается всех людей, в любом бизнесе, в любом направлении. Всё что мы делаем каждый день – это маленькие или большие мероприятия. Жизни – это и есть одно большое мероприятие.

Создание нового дизайна, подготовка отчетности, презентация товара, встреча с клиентом, работа в недвижимости – все это мероприятия или, если хотите – проекты. Всегда они с чего-то начинаются, для кого-то делаются и чем-то заканчиваются. Как и любое мероприятие. Соответственно, разобравшись в event management Вы сможете делать всё что угодно, реализовать самые смелые начинания или продолжать свои дела, только делать это более качественно, более целостно, более логично и обезопасить себя и свое окружение от провалов, ошибок, промахов, финансовых и репутационных потерь.

Итак, 11 пунктов, которые важно учитывать при любом действии, проекте, мероприятии:

1. Цель мероприятия

Зачем Вы делаете мероприятие? Будет казаться странным, но не всегда организаторы или руководители компаний до конца понимают, зачем они делают то или иное мероприятие. Мало того, они не проводят анализ результатов в краткосрочной перспективе и долгосрочной. Поскольку это очень большой раздел, мы к нему будем возвращаться не один раз и более подробно поговорим чуть позже.

2. Целевая аудитория

На этой теме я задержусь более подробно на одной из лекций, поскольку это крайне важный пункт, от которого многое зависит. Когда Вы решаете для кого делать мероприятие, Вам гораздо проще сориентироваться и понять где его делать, как его делать и чем наполнять. Более того, как есть целевая аудитория, так и есть не целевая аудитория. Т.е. мало знать, кого Вы хотите видеть на мероприятии или для кого Вы его создаете. Еще важно знать, кого Вы не хотите видеть на мероприятии.

ПОДРОБНЕЕ ТУТ

3. Место проведения

Тут важно учитывать цель мероприятия, целевую аудиторию, а также время проведения мероприятия. Вы должны внимательно выбирать место, с учетом наполнения мероприятия – нужны ли стулья и столы, аппаратура, сколько людей вообще там помещается, соответствует ли помещение настроению мероприятия. Организатор должен проверить все нюансы, начиная от парковки, места размещения верхней одежды (в холодный сезон), наличие туалетов и их количество (чтобы рассчитать паузы) и, конечно же уложиться в бюджет мероприятия.

4. Дата проведения мероприятия

Сюда входит и конкретная дата (месяц и число), а также время проведения мероприятия. Важно изучить, какие еще события будут происходить в Вашем городе или в стране (если параллельно будет проходить большой фестиваль или концерт, Вы можете не получить для себя ту планируемую целевую аудиторию, которую ждали). Время пробок или время отпусков, время сезонных распродаж и государственных праздников. Всё нужно брать во внимание.

5. Стиль мероприятия.

Стиль должен соответствовать цели мероприятия, целевой аудитории, месту проведения, и согласовываться с датой и временем проведения мероприятия. Если Вы выбрали для праздника президентский дворец, то, разумеется, нужно хорошенько позаботиться о стиле, наполнении и дресс-коде не только для гостей, но и для персонала. А если Вы делаете легкое мероприятие на улице и запланирован пикник на зеленой зоне, будет очень странно оказаться на нем на высоких каблуках и вечерней прической. Также, согласно сезону, выбирается декорация и стилизация мероприятия. Было бы странно видеть наряженную ёлку летом или снежинки на окнах ранней весной. Но, если нестандартный формат связан с целями и задачами мероприятия, то можно смело экспериментировать. О стиле мероприятия у нас также будет отдельная лекция.

6. Команда.

Я искренне рекомендую сразу обращаться к профессионалам. И, не искать тех, кто Вам будет помогать, а нанять тех, кто с Вами будет работать! Особенно если речь идёт о больших мероприятиях, в которых задействованы сразу несколько отделов. Какие существуют отделы и что в ходит в их компетенцию и обязанности мы с Вами обсудим отдельно, как и проговорим тему делегирования и должностных обязательств. Должностные обязательства

7. Бюджет.

Бывает так, что мы готовы немного потерять денег, но при этом приобрести что-то более ценное. Например: опыт или новые связи, новую аудиторию или партнёров, известность и узнаваемость, портфолио и выходы на новые рынки. Также бывает, что мероприятие создается исключительно с коммерческими целями – заработок денег (для меня, это самые скучные мероприятия). Но в любом случае, запомните раз и навсегда – не бывает бесплатных мероприятий. Всегда за них кто-то платит. Это может быть не прямой расчет с помощью банкнот или перечисления средств. Это может быть бартер, инвестирование, меценатство. Знайте – даже бесплатные мероприятия стоят времени и сил. Не говоря уже о разрешениях, лицензиях и расходной части на персонал, оборудование, помещение и прочие расходы.

Ценообразование

8. PR мероприятия

Что включает в себя работу со СМИ, с социальными сетями, с командой и сотрудниками, а также напрямую с аудиторией. Для того, чтобы на Ваше мероприятие пришли, о нем надо рассказать. Для того, чтобы рассказать о мероприятии и сделать его максимально интересным, надо учитывать самый важный вопрос – зачем к Вам пойдут люди? Сейчас в мире столько всего, плюс дополнительная конкуренция с виртуальным пространством, что внимание аудитории завоевать крайне сложно. Также более подробно мы с Вами поговорим про работу с прессой и с аудиторией, но отдельный курс по PR у Вас будет на 4 курсе и если всё будет хорошо, его буду вести я.

PR – НЕ МАРКЕТИНГ. Но в маркетинге есть PR

9. Наполнение мероприятия

Тут я имею ввиду программу, сценарий, музыкальное оформление. Также в наполнение входит кухня, напитки. Разумеется, мы обязаны учитывать цели мероприятия, целевую аудиторию, место проведения, наш бюджет, стиль мероприятия и возможности команды. Также важно учитывать и PR – Вы не должны наобещать того, чего не сможете реализовать на мероприятии. Вы никогда не должны обманывать свою аудиторию.

10. Юридическая сторона

В зависимости от страны, а иногда и города, Вы должны учитывать все юридические нюансы, которые касаются организации массового мероприятия. Даже если у Вас планируется 5 человек – это все равно массовое мероприятие, в контекстах «публичное» или «коммерческое» (даже если речь идет о благотворительности). В каждой стране есть свое агентство по авторскому праву и я настоятельно рекомендую, прежде чем что-то создавать, сходить туда на консультацию и уточнить все нюансы в том или ином регионе, городе или стране. Также в данной индустрии есть отчетность и она также зависит от законов страны. Если Вы делаете мероприятие для себя или своей компании, если Вы делаете мероприятие для своих клиентов и заказчиков, у Вас, в любом случае, должна быть грамотная отчетность, составлены договора, а также учтены расходы на бухгалтерские услуги.

В Латвии вопросами авторского права занимается AKKA/LAA

11. Безопасность на мероприятии

Важный пункт. Возвращаясь к юридической стороне, в каждом городе и стране есть свои правила безопасности на мероприятиях. Сколько людей может быть в том или ином месте, должна ли быть полиция, скорая и пожарная службы, должны ли Вы делать ограждение территории. Наличием охраны в клубах и отелях уже никого не удивишь, так что учитывайте, что бывают мероприятия, которые требуют отдельного персонала в виде охранной фирмы. Сюда же я отнесу наличие туалетов и их количество (да, в зависимости от количества людей есть правила количества туалетов), огнетушители, пожарная сигнализация.

При установке и демонтаже оборудования также есть свои технические требования безопасности работы. При использовании пиротехники. При открытом огне (барбекю). При наличии водоемов рядом с мероприятием.

Сюда же относятся моменты перекрытия улиц (для съемок фильмов, марафонов, городских мероприятий), дополнительный общественный транспорт (городские праздники, большие концерты).

Конечно, каждая тема – это отдельная встреча, отдельный доклад, отдельная вселенная, которую за короткую встречу я Вам не раскрою. Но я искренне надеюсь, что Вы перестанете отмахиваться от важности понимания того, что мероприятие – это то, что мы делаем каждый КАЖДЫЙ день десятки и сотни раз. И это не про кого-то там, кто в этой сфере. Это про каждого из нас.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ СТАТЬЯ НА ДАННУЮ ТЕМУ

Похожие статьи:

Организация мероприятий. Классический алгоритм для организации.

Как продавать и как покупать. Психология бизнеса.

Что такое PR и почему это не Маркетинг.

Успешная презентация или простой алгоритм, применимый всегда

Event Management. Основные тезисы организации мероприятия

Информационный детокс или как избавиться от шума

Как учиться учиться? Подробная статья

Стратегия голубого океана. Как найти свою нишу

Должностная инструкция. Зачем, для чего и как

Как рассчитать стоимость товара. Ценообразование

Как брать деньги за свою работу. Чек-лист

Теория отказа. Как сказать “НЕТ”.

Мозговой штурм. 5 методов, применимых уже сегодня

Автор статьи: Елена Тонова, руководитель женского бизнес-клуба Ladies Deal Club, преподаватель Высшей школы менеджмента информационных систем, публицист и предприниматель.