Автор статьи: Елена Тонова, руководитель женского бизнес-клуба Ladies Deal Club
Алгоритм успешной презентации или как сделать так, чтобы всегда презентация была целостной и доступной. В этом докладе я не буду очень сильно касаться вопросов, связанных с непосредственной организацией мероприятия, об этом, подробнее, Вы можете прочитать ТУТ.
На этот раз я хочу с Вами поделиться простым алгоритмом составления сценарного плана для проведения самого выступления и его содержания.
Для того, чтобы мы точно понимали, что говорим обо одном и том же, обратимся к Википедии (хотя, это не самый достойный ресурс для получения информации).
Презентация (от лат. praesento — представление) — документ или комплект документов, предназначенный для представления чего-либо (организации, проекта, продукта и т. п.). Цель презентации — донести до аудитории полноценную информацию об объекте презентации в удобной форме. Презентация является одним из маркетинговых и PR инструментов.
И тут я хочу обратить Ваше внимание на Цель. «Донести до аудитории полноценную информацию». Потом мы к этому еще раз вернемся.
Прежде, чем говорить о том, как надо делать, хочу обозначить основные ошибки и заблуждения, с которыми выходит спикер на «сцену».
- Если Вас пришли слушать – это значит, что аудитория хочет учиться или научиться. Если бы им всё было известно и понятно, то, скорее всего, они бы не пришли на Ваше мероприятие. Поэтому «да это все знают» — оставьте для коллег в Вашей родной корпоративной среде, а для аудитории не из Вашей профессии информация должна подаваться целостно и легко доступно.
- Терминология. Разумеется, если Вы выступаете с докладом среди коллег, то наличие корпоративного сленга, профессиональной терминологии и аббревиатур – совершенно привычное дело. Но если Ваши слушатели пришли на «вводную» лекцию или не для повышения квалификации, то стоит или объяснять термины, которые Вы используете, или выдать «словарик терминов», который можно просмотреть во время, до или после выступления.
- Тема доклада и суть доклада должны совпадать. Для кого-то это может звучать странно, но не редко спикер ошибается в точности заголовка или выбирает «модные формулировки» для привлечения аудитории, а по факту, рассказывает совершенно не о том, о чем собрались слушать зрители.
- Продолжительность одной части без перерыва не должна превышать два часа. Особенно, если Вы выступаете перед возрастной аудиторией. Пауза же между частями должна быть достаточной, чтобы успеть посетить туалет, выпить воды и размять ноги.
- «Шпаргалки» и карточки для выступления должны быть опрятно оформлены и содержать легко читаемую информацию – стоит продумать и шрифт и его размер. Всегда думайте о том, что нужен план «Б» на случай. Если произойдет сбой с аппаратурой или электроэнергией. Вы всегда должны иметь возможность провести презентацию, даже если у Вас не будет слайдов или любых других визуализаций.
- На самих слайдах, если Вы решили использовать презентацию, должны быть легко читаемые слова, предложения и, тем более – формулы. Если Вы не уверены в технике и зале, в котором Вам предстоит выступить, лучше всего выдать раздаточный материал, чтобы люди могли ориентироваться вместе с Вами с тем, что происходит на экране.
- Всегда презентация должна быть оформлена опрятно, много раз проверена и содержать только качественные визуализации. Презентация – это второй костюм спикера.
- И о костюме. Внешний вид должен соответствовать месту, времени года, теме выступающего и, разумеется, то что на Вас надето должно быть удобным. Внимательно обратите внимание на обувь. Если Вам удобнее и привычнее без каблуков (это я о красивой половине человечества), то выбирайте обувь без них, даже если в женских журналах Вам расскажут о том, что это придает уверенности. Придает, если Вы умеете их носить и отнимает, если Вы крайне редко практикуетесь. И еще нюанс – не редко сцена для выступающего подсвечена больше, чем зал. Убедитесь, что Ваш наряд не будет просвечиваться.
- Возьмите с собой воду или заранее попросите, чтобы вода была рядом с Вами, чтобы Вы в любой момент могли смочить горло. И не ешьте сладкого до мероприятия – из-за этого может очень сильно першить в горле и Вам будет трудно говорить.
Итак, теперь перейдем к основной части составления сценарного плана.
- Название темы
- Имя и представление спикера (1 и 2 пункты могут меняться местами).
Представление спикера не должно быть длинным и состоять из громких и «жирных» фраз. Даже если Вы всея вселенной и самый из самых – не стоит об этом говорить со сцены «громко». Если Вы «всея вселенной», то тогда Вас должен представлять модератор или ведущий встречи. Если Вас не представляют или некому представить… То простите, в этот раз Вы не «всея».
- Правила встречи
Тут Вы обозначаете формат. Что это будет? Диалог? Монолог? Вопросы можно задавать по ходу выступления или в моменты, когда будет предоставлено слово зрителю? Может быть у Вас запланированы вопросы после мероприятия, тогда стоит предложить зрителю записывать свои вопросы, чтобы потом о них не забыть
- Проблема
Тут мы можем сказать о том, для чего Ваш доклад. Если простым языком, то «что случилось? Из-за чего Вы тут?».
- Решение
Как Ваш товар, продукт, услуга или информация могут решить задачу, поставленную в самом начале.
Выступление может быть разбито на несколько обозначенных проблем и на несколько предоставленных решений.
- Приглашение к содействию
Риторические вопросы, обратит внимание на презентацию, посмотреть приложение в телефоне, передача презентационного товара, предложение встать со своих мест или голосование за тот или иной ответ.
- Заключение
Тут стоит подвести резюме всех инструментов, которые были предложены или всех полезных свойств Вашей чудо-штуки, или нюансов, которые Вы озвучили на выступлении.
- Ментальное поглаживание
В самый последний момент Вы можете подвести глобальный итог, например, о том, что «если каждый или большинство, будут следовать тому-то и тому-то, то это будет означать…». Или «На первый взгляд может показаться, что составление презентации, это сложный процесс, но если Вы пошагово обратите внимание на все пункты, которые указаны в докладе, Ваше выступление станет куда более сильным, понятным и структурированным». Или «Если использовать нашу косметику в долгосрочной перспективе, не только Вы, но и Ваши близкие заметят разницу и это станет отличной причиной поделиться с ними Вашими знаниями, полученными сегодня и сделать мир красивее».
Сам текст, который Вы готовите стоит разделить на логичные абзацы. К каждому абзацу придумать заголовок и взять из него ключевые слова, так называемые «слова опоры», на которые Вы будете ориентироваться.
Если Вы используете цитаты – обязательно отдельно выпишите для себя кто этот человек и чем он знаменит. И еще раз убедитесь, что цитата принадлежит тому, кому Вы ее приписываете.
Упоминая книги, обязательно нужно иметь представление и о коротком содержании (а в идеале прочитать) и о том, кто ее написал.
Не надо боятся пауз. И можно их создавать искусственно, чтобы немного «отдохнуть», предложив что-то записать или о чем-то подумать.
Риторические вопросы и вопросы, не требующие ответов «вслух», обращенные к зрителю – отличный способ ведения диалога с публикой.
Автор статьи: Елена Тонова, руководитель женского бизнес-клуба Ladies Deal Club, преподаватель Высшей школы менеджмента информационных систем, публицист и предприниматель.
