Автор статьи: Елена Тонова, руководитель женского бизнес-клуба.
Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
Для чего необходима должностная инструкция:
- Руководство к действию для работника – что от него ждут и по каким критериям оценивают.
- Ориентир для повышения квалификации в рамках занимаемой должности.
- Основа для оценки результатов труда сотрудника. Основание для повышения, увольнения, перевода и т.д.
- Для оценки уровня соответствия для занимаемой должности
- Для коммуникации и взаимодействия. Кто с кем и как взаимодействует, кто кому подчиняется.
А если более простым языком, то должностная инструкция, это не просто бумага, которая необходима как приложение к договору. Это настоящая инструкция, карта или, если хотите – компас, который помогает сотруднику, руководителю и компании двигаться в едином направлении. Составить должностную инструкцию – это огромный труд, для которого необходимо прочитать большое количество материала и изучить грандиозный объем литературы. Но эти инвестиции и эти знания, которые Вы однажды получите – экономия Вашего времени в будущем, повышение результативности и возможность достичь планируемых! результатов.
Основные функции должностной инструкции.
- Трудовая функция (конкретный список задач);
- Квалификационная функция (наличие квалификации);
- Образовательная функция (повышение квалификации);
- Коммуникативная функция (порядок взаимодействия);
- Дисциплинарная функция (ответственность);
- Экономическая функция (возмещение расходов).
Чек-лист для должностной инструкции:
- обязанности
- права
- условия места работы
- ответственность (компетенция)
- взаимоотношения
- категории оценки профессионального качеств и результатов
- категория, к которой относится должность
- порядок назначения и освобождения
- порядок подчиненности
- порядок замещения
- квалификационные требования
- порядок использования поручений
- порядок предоставления информации
- методы и формы выполнения работы
- порядок выполнения работы
- ответственность (штрафы и бонусы)
- оценка работы (деловые критерии)
- должностные обязательства
- качество выполнения работы
- порядок вступления в силу + внесение изменений
Чаще всего, должностная инструкция существует как номинальный документ, который читают (далеко не все) при поступлении на работу, но практически никто не использует ее как документ, по которому не только можно, но и нужно действовать. Качественно составленная должностная инструкция включает в себя не только вышеперечисленные составляющие, но и должна отражать стратегию развития компании, ее миссию и то, куда движется весь корпоративный локомотив.
Также неверно полагать, что кто-то, кроме как руководитель (или выполняющий обязанности) компании способен создать такую инструкцию, которая способствует мотивации, личностному росту и развитию каждого звена. Также должностная инструкция должна корректироваться и дорабатываться и не может быть завершенным документом.
Что нужно учесть
Изучение нормативных документов и трудовой кодекс. Не может договор между сотрудником и компанией противоречить закону, отменять закон или нарушать закон.
Анкетирование сотрудников. Особенно, если должностные инструкции совершенно не соответствуют истинному течению дел. Задавая вопросы в команде, иной раз, можно очень сильно удивиться тому, чем занимаются или, чем НЕ занимаются сотрудники на занимаемых должностях. Идеальным является совместная работа, составление документации вместе с коллективом. Разумеется, это потребует большую самоотдачу и объем времени и сил, но нет ни одной успешной и большой организации, где бы не учитывалась важность наличия подобной документации.
Замечу, что если Вы решите приобрести франшизу любой ведущей организации, там будут присутствовать все вышеперечисленные документы вплоть до дополнительных, связанных с инструкциями работы и с клиентами и партнерами.
А теперь, давайте на чистоту. Причины, по которым нет должностной инструкции в организации:
- Отсутствие миссии и стратегии
- Отсутствие конкретного и корректного позиционирования себя на рынке перед клиентами и корпоративными партнерами.
- Отсутствие понимания и компетенции в вопросах управления и делегирования.
- Халатное отношение к происходящему в компании.
- Заниженные амбиции и требования (руководства к самому себе).
- Лень.
Что делать?
- Определить миссию компании, ее вектор
- Определить целевую аудиторию среди клиентов
- Определить целевую аудиторию среди партнеров
- Разобраться в вопросах управления
- Изучить принципы и способы делегирования
- Поставить краткосрочные цели (день, неделя, месяц)
- Поставить долгосрочные цели (квартал, полгода, год, пятилетка)
- Прописать компетенции, необходимые для выполнения всех видов работ в рамках успешного продвижения компании, продукции (товаров или услуг)
- Начать с себя. Если Вы руководитель – заняться своими обязанностями. Если Вы сотрудник – прописать и изучить свою сферу и составить план действий и должностных инструкций, обсудив с руководством.
Помните. Любой порядок, любые знания и навыки – это инвестиции, в первую очередь, в самого себя. Даже работая на «нелюбимой работе», можно найти за что ее полюбить, как полюбить и как стать не рядовым, а выдающимся.
Автор статьи: Елена Тонова, руководитель женского бизнес-клуба, преподаватель Высшей школы менеджмента информационных систем.
Подготовлено в рамках онлайн встреч для женского бизнес-клуба Ladies Deal Club