Time Management для деловых встреч 1
Time Management для деловых встреч 2

Автор статьи: Елена Тонова

Time Management для деловых встреч – эта тема, которой я овладела благодаря своей профессии – организатор мероприятий. В этой теме я всю жизнь, официально с 2004 года и за это время я реализовала сотни проектов, переговоров и мероприятий. Организаторы – это те люди, которые ценят каждую минуту куда больше, чем кажется на первый взгляд. И я скажу больше – иногда счет ведется на секунды, которые как золотые крупицы собираются воедино. Я подготовила для Вас 11 пунктов, которые считаю невероятно важными в ежедневной рутине и мне кажется, что если их будут учитывать – реализация задуманного, продуктивность и возможности увеличатся многократно.

1. Когда Вы планируете встречу, необходимо проговаривать ее продолжительность. Например: – “Встречаемся в 14:00 и у меня будет час\два\пять” (не важно), но надо оговаривать начало и окончание встречи.
–> Человек будет понимать, сколько у него времени и как скоро надо приступить от бла-бла-бла к самой теме вопроса.
2. Необходимо заранее оговаривать предмет разговора, так называемую “повестку встречи”, если это возможно.
–> Вы можете подготовиться ко встрече заранее.
–> Часто, зная предмет разговора, его можно быстро уладить по телефону и встреча не обязательна.
–> Иногда Вам или партнеру по встрече лишь кажется, что надо встретиться. Сам предмет обсуждения не сформирован и не готов. Ко встречам надо готовиться, чтобы не тратить время друг друга.
Time Management для деловых встреч 3
3. Если Вы приходите на встречу ДО момента, когда договорились и эта встреча  на нейтральной территории (кафе, парк), где Ваш “заблаговременный” приход никак не влияет на второго участника — все хорошо и нет повода для беспокойства.
–> Звонить и спрашивать “Вы где?”, пока не наступило время встречи — так себе история.
–> Звонить и спрашивать “минута в минуту” – тоже такая себе история.
–> Стоит позвонить через 5-10 минут, чтобы уточнить, состоится ли встреча.
4. Если встреча назначена на территории второго человека, то Ваш приход в контексте “мне так удобнее”, “у меня так идет поезд”, “я не знал где, поэтому пришел заранее” и прочие лично Вам удобные штуки – это ВОРОВСТВО чужого времени.
–>А время = жизнь. Человек может реально рассчитывать на свои драгоценные 5-10 минут. Это не так мало, как кажется на первый взгляд.
–>Исключения (например) — это если Вы идёте к “Павлу Петровичу”, у которого есть секретарь, или комната для ожидания и, когда Вы открываете двери в офис, Вы не оказываетесь одновременно и в его кабинете.
–> “Я тихонечко посижу, считайте что меня тут нет”, – Вы не поверите, но Вы — есть.
Time Management для деловых встреч 4
5. Ваше время начинается с момента, когда договорена встреча. Например Вы договорились на 14:00, значит о том “правильно ли Вы пришли” Вы спрашиваете в 14:00. И уже крадёте СВОЕ время, выделенное на встречу с Вами.
–> Ваши личные истории — это Ваши личные истории.
–> Если Вы опоздали или Ваш партнер по встрече опоздал — это не повод продлевать оговоренное время.
–> Да, телефонный звонок тоже отвлекает и требует времени на его ответ.
6. Если Вы встречаетесь в незнакомом месте, то можно уточнить детали по телефону, в момент, когда Вы договариваетесь.
–> Уместно спросить есть ли парковка
–> Уместно спросить есть ли код или какие-то другие нюансы при входе
–> Уместно спросить основные ориентиры
–> Если Вам не сказали продолжительность встречи, уместно спросить, сколько у Вас будет времени
–> Уместно спросить стоит ли еще раз звонить для подтверждения или отмены встречи.
–> Уместно договориться о том, что Вы пришлёте смс или сделаете дополнительный звонок. И если Вам скажут, что не надо звонить, все записано – не надо звонить. И писать не надо.
Time Management для деловых встреч 5
7. Классно работает гугл карта. На самом деле категорически мало случаев, когда она не в силах Вам помочь.
–> Там можно посмотреть как выглядит дом, сад, парк…
8. Писать смс, чтобы уточнить, состоится ли встреча можно, если:
–> Вы договорились о том, что напишете смс для уточнения и заранее это оговорили. Не все люди читают смс или читают их не сразу. Многие вносят встречу и больше НЕ ДУМАЮТ о Вас до момента встречи. Они заняты другими делами.
–> Если Вы предупредили о том, что не ответ на смс означает отмену встречи.
–> Если Вы не можете попасть на встречу, написали смс, а ответ не получили — значит надо звонить. Не все читают смс.
–> По-хорошему — как договаривались о встрече, так и отменяйте встречу. Если договоренность была по звонку, значит надо звонить для отмены. В любом случае Вы должны убедиться, что человек знает об отмене.
Time Management для деловых встреч 4
9. Завершайте (начинайте закругляться) встречу ДО того как закончится время встречи. Скажем, за минут 15.
–> Вы можете подвести итоги и определить, нужна ли следующая встреча и назначить ее ДО того, как Вам надо будет уходить на следующую (или Вашему партнеру по встрече).
–> Вы можете еще раз пройтись по всем пунктам встречи и найти пробелы.
–> Вы можете спокойно, например, оплатить счет, сходить в туалет “на дорожку”.
10. Имейте список дел, которыми Вы займетесь в случае, если Ваш партнер по встрече не пришел или опоздал.
–> Если у Вас появится свободное время, Вам будет чем заняться
–> Не надо никого “ждать”, займитесь своими делами.
11. Не надо доводить все до абсурда. Гибкость никто не отменял.
–> Чтобы быть гибким, не напихивайте себе 500 и 1 встречу. Чтобы в случае экстра тем, можно было ориентироваться по ситуации.
–> В идеале, максимум 3-4 встречи за день, с перерывами на полчаса.
–> Очень часто 80% встреч — иллюзия продуктивности и встречи происходят ради встреч. Тогда кажется, что прям прожил сегодня. Ага, но ничего толком не решил, не дал и не получил.
Искренне надеюсь, что данная статья будет Вам полезной или Вам есть кому ее отправить, для обозначения собственных границ.
Автор статьи: Елена Тонова, организатор мероприятий, педагог. Руководитель женского бизнес-клуба Ladies Deal Club.