Event Management. Основные тезисы организации мероприятия 1
Event Management. Основные тезисы организации мероприятия 2

Автор статьи: Елена Тонова, руководитель женского бизнес-клуба Ladies Deal Club

Event Management – это не про банкеты и тусовки, точнее “вечеринки” составляют около 5% всей дисциплины. Презентации, выставки, внедрение нового товара,  открытие магазина, семинары и лекции, даже частная встреча – это всё Event Management. Рассказать в одном докладе об этой сфере практически невозможно, потому что каждая отдельная глава и абзац, содержит десятки книг, материалов и тем для изучения. Но, приоткрыв лишь вершину айсберга, Вы сможете понять, что Организация мероприятий – это наука, которой стоит обучиться не только если планируешь работать в данной сфере, но и для общего образования и реализации личных проектов. Очень много из сегодняшнего online доклада для женского бизнес-клуба Ladies Deal Club остаётся за кадром, но материал, по которому строилась лекция, достаточно обширен и может служить “инструкцией” по темам, которые стоит изучить самостоятельно.

Event Management

Мероприятие в маркетинге – организованное событие, инструмент событийного маркетинга*, позволяющий манипулировать мнением и поведением специально приглашенной на событие (ивент, эвент) аудиторией.

*Событийный маркетинг — маркетинговый инструмент, комплекс специальных мероприятий и акций, проводимых с целью манипулирования поведением и мнением специально приглашенной на событие аудитории.

Прежде чем организуется мероприятие, необходимо определить предмет маркетинга – что именно, зачем, для чего и как мы собираемся популяризировать.

И тут стоит обратить внимание на, как минимум три вида целей, которые стоит различать.

Публичная цель компании – то, о чем мы говорим в рекламе и продвижении. (Например: возможность улучшить свою жизнь (или кого-то), просветительские, бытовые нюансы, выгода для клиента).

Личная цель компании – какие корпоративные бонусы мы хотим получить. (Например: Выгода для компании. Новая аудитория, расширение сферы влияния, заработок денег, произведение впечатления на партнеров, заявление о себе на новых рынках).

Цель клиента (публичные)  – какие побудительные факторы станут ключевыми, из-за которых придет клиент/посетитель на мероприятие. (Знания, опыт, выгодные цены).

Цели клиента (личные) – что дополнительно движет клиентом при посещении мероприятий (скидки, подарки, тусовка, пресса, фотограф).

Исходя из целей клиента (личных и публичных) корректируется основной принцип создания публичной цели компании. Если «клиент» увидит подходящие пункты, согласно которым он принимает решение – он гораздо охотнее придет на ивент.

Стоит внимательно рассмотреть своего потенциального клиента и понять, что он хочет публично, а также чем он руководствуется «внутри себя». В тоже самое время, стоит рассмотреть и тех, кого Вы не хотите видеть и их публичные и личные цели. Таким образом, Вы сможете идеально сформировать описание мероприятия и провести его рекламу так, чтобы те, кого Вы не желаете видеть даже бы не подумали идти на мероприятие.

Если идти глубже в привлечение аудитории, можно подумать и о «околоцелевой аудитории». Это та аудитория, которая передаст информацию целевой. Если Вы рекламируете мероприятие в газете, которую читают люди в возрасте 50+, а Вы хотите привлечь молодежь, то реклама и описание должны быть такими, чтобы околоцелевая аудитория захотела «передать информацию» своим детям, внукам и друзьям. У них также есть свои причины (цели) по которым они передают или не передают дальше информацию.

Event Management. Основные тезисы организации мероприятия 3

Задачи ивента в маркетинге:

  • Привлечение внимания к предмету маркетинга

Рассказать, показать, обозначить.

Создание общественно-значимой ценности, для привлечения СМИ.

  • Формирование положительного отношения к предмету маркетинга

Презентация, описание, повествование.

  • Предоставления опыта взаимодействия с предметом маркетинга

Дегустации, демонстрации, тесты

  • Внутрикорпоративный PR*;

Team Building, командность, приверженность.

  • Сформировать приверженность к предмету маркетинга. (принадлежность)

Вовлеченность, обособленность, элитарность.

Event Management. Основные тезисы организации мероприятия 4

Внутрикорпоративный PR – это совокупность методов выстраивания эффективной коммуникации с персоналом организации, целью которой является повышение удовлетворенности местом работы, а также установление высокого уровня лояльности сотрудников.

Event marketing (эвент) включает в себя несколько обязательных последовательных мероприятий (составляющих эвента):

  • Определение предмета маркетинга
  • Предварительное информирование о проведении мероприятия;
  • Проведение мероприятия (разнообразных конференций, презентациями, промоушн-акциями, концертами, выставками и т.п.);
  • Последующая информационная волна.

Event Management. Основные тезисы организации мероприятия 5

Принципы организации успешного мероприятия:

  • Определить предмет маркетинга
  • Определить цели проведения мероприятия (личные и публичные)
  • Определить время проведения мероприятия (проверить все даты)
  • Определить клиента, которому будет интересен Ваш предмет маркетинга (и проработать цели – личные и публичные)
  • Скорректировать публичные цели мероприятия с внутренними целями клиента
  • Определиться с партнерами в рамках мероприятия
  • Определиться с местом проведения мероприятия
  • Информационные каналы, распространения информации
  • Определиться с форматом и «причастностью» мероприятия. (В рамках другого события, реального или вымышленного)
  • Сценарный план проведения мероприятия
  • Бюджет проведения мероприятия
  • Определиться с результатами, которые ожидаемы во время проведения и после мероприятия (краткосрочные и долгосрочные)
  • Определиться с форматом, наполнением и сопровождением мероприятия
  • Определиться с возможностью получить удовольствие и/или практическую пользу от мероприятия
  • Ритуальность мероприятия – периодичность, дресс-код, протокол, формат.
  • Резонанс после мероприятия (отчеты, статьи, мнения, пост-релизы, фото, видео).
  • Работа над ошибками после проведения мероприятия

Автор статьи: Елена Тонова, руководитель женского бизнес-клуба Ladies Deal Club, преподаватель Высшей школы менеджмента информационныйх систем, публицист и предприниматель.

Event Management. Основные тезисы организации мероприятия 6